Virtuell und hybrid durchgeführte Prozesse wie das Online Assessment beherrscht die Wilhelm AG bereits seit Jahren: vom ersten Interview über das Management Audit und Vorstellungsgespräch bis zur Vertragsunterzeichnung.
Es ist so wahr wie komplex: Seit der ersten Welle verkomplizieren die Auswirkungen der Massnahmen zur Eindämmung der Pandemie die Rekrutierungsprozesse. Wir beobachten den Trend, dass Kandidat*innen einem Wechsel gegenüber weniger offen stehen. Persönliche Begegnungen sind oft nur noch unter erschwerten Bedingungen möglich. Lange vor der Zeit, in der das Virus alles auf den Kopf gestellt hat, hat die Wilhelm AG remote und hybrid durchgeführte Prozesse in Bereichen wie Assessment und Coaching systematisch implementiert. So kam sie nicht in Verlegenheit, als die Appenzeller Alpenbitter AG sie inmitten des ersten Lockdowns im Jahr 2020 mit der Rekrutierung eines neuen Geschäftsführers beauftragt hat.
Gesucht war eine visionäre Führungskraft mit einer hohen analytischen Kompetenz. Direktansprachen, kombiniert mit Print- und Online-Inseraten ermöglichten es, den Markt breit zu erfassen und auch Passivsuchende für diese verantwortungsvolle Position zu interessieren. Während des bewährten Hybrid-Prozesses haben die finalen Kandidaten insgesamt vier Interviewrunden durchlaufen: Die Erstinterviews mit der Wilhelm AG sowie die zweite Runde mit dem VR-Ausschuss der Appenzeller Alpenbitter AG erfolgten remote. Die dritten und vierten Gespräche physisch. Dies vor dem Hintergrund, dass die Kandidat:innen diverse Aufgaben zur Vorbereitung erhalten haben und wir wie auch der VR-Ausschuss sie bei der Präsentation der Lösungen live erleben wollten.
Die Kombination flexibles, ortsunabhängiges Online Assessment gekoppelt mit physischer Präsenz erlaubte allen Beteiligten, trotz der veränderten Bedingungen im Rekrutierungsprozess ohne Qualitätseinbussen die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Wie verlief das Online Assessment? Interview mit den Beteiligten
Attila Castiglione (VR/Auftraggeber), Pascal Loepfe-Brügger (rekrutierter Geschäftsführer) und José Joos (WILHELM Assessment) berichten über ihre Erfahrungen.
WILHELM: Was bedeutete es für Sie, dass ein großer Teil vom Rekrutierungsprozess und vom Assessment online abgewickelt wurde?
Attila Castiglioni: Zu Beginn waren ich und meine Kollegen im Verwaltungsrat skeptisch, ob wir uns mit einem Online-Rekrutierungsprozess tatsächlich die nötige Basis für eine Kandidatenwahl erarbeiten können. Im Verlaufe der Interviews, besonders aber während und nach dem Online Assessment der Wilhelm AG hat sich gezeigt, dass Remote-Verfahren ebenfalls sehr wirkungsvoll sind. Selbstverständlich bleibt ein persönliches (physisches) Kennenlernen der Kandidaten unabdingbar. Ein erstes Onsite-Interview hat dann auch sehr früh stattgefunden. Als Fazit kann ich sagen, dass ein Online-Rekrutierungsprozess effizient und zeitsparend abgewickelt werden kann und aus unserer Sicht auch in Bezug auf die Qualität in nichts einem Onsite Assessement nachsteht.
Pascal Loepfe-Brügger: Die Ausgangslage war grundsätzlich die gleiche wie bei jedem anderen Rekrutierungsprozess. Nebst einer guten Vorbereitung, einer sehr hohen Motivation und der nötigen Portion Respekt ist auch der Umgang mit Unvorhergesehenem entscheidend für den Erfolg eines Assessments. Das gilt natürlich auch für ein Online Assessment. Das Team der Wilhelm AG hat mich als Kandidat von Anfang an offen und transparent über den Prozess informiert. Nach jeder erfolgreich absolvierten Runde wurde ich über den nächsten Schritt informiert.
Pascal Loepfe-Brügger José Joos: Aus Sicht des Assessors war die Ausgangslage identisch mit Assessment-Aufträgen, welche aufgrund von Onsite-Rekrutierungen erfolgen. Wir erhielten die gleichen Unterlagen zu den beiden Top-Kandidaten in vergleichbarer Qualität wie immer. Der Erstkontakt zu den Kandidaten sowie die Einladung und Auftragserteilung für die Vorbereitungsaufgaben fanden im üblichen Rahmen statt. Auch der Kontakt mit den Auftraggebern gestaltete sich wie gewohnt.
José Joos WILHELM: Wo lagen die grössten Herausforderungen in diesem Rekrutierungsprozess?
Attila Castiglioni: Die grundsätzliche Herausforderung in jedem Rekrutierungsprozess liegt im Überbrücken örtlicher Distanzen, was Corona bedingt zusätzlich erschwert wurde. Und im Koordinieren unserer chronisch überfüllten Terminkalender. Der VR-Präsident und ich hatten das Mandat vom Gesamt-VR bekommen, den Rekrutierungsprozess zu begleiten. Die Firma und der VRP sind örtlich in Appenzell – ich in Zürich und Zug. Die Wilhelm AG befindet sich in St. Gallen, das Assessment Center der Wilhelm Gruppe in Zürich. Den Mitarbeiter:innen der Wilhelm-Gruppe gelang es jedoch mit Hilfe von online basierten Skype-/TEAMS-Konferenzen gut, diese Herausforderungen zu meistern; ja die Prozesse zum Teil sogar zu vereinfachen.
Pascal Loepfe-Brügger: Für mich war das Online Assessment eine völlig neue Erfahrung. Herrn José Joos ist es im Erstgespräch gelungen, mir die Vorteile von dieser Art von Assessment aufzuzeigen. Letztendlich war es ein spannender, lehrreicher und intensiver Rekrutierungsprozess. Besonders geschätzt habe ich die persönliche Schlussbesprechung in den Räumlichkeiten der Wilhelm AG in Zürich.
Eine besondere Herausforderung war, dass man sich in Online-Interviews nicht im gewohnten Rahmen präsentieren kann. Der Körpersprache und dem Einsatz von Tools wie Flip Chart etc. kommt am Bildschirm eine untergeordnete Rolle zu.
José Joos: Im Assessment konnten die üblichen Qualitätsstandards vollständig eingehalten werden. Insbesondere die Methodenvielfalt mit ganz unterschiedlichen Übungstypen konnte auch im Remote-Assessment vollumfänglich gewährleistet werden (kognitive Leistungstests, Interview, Persönlichkeitstest, Gesprächssimulationen, Fallstudie, Planungs- und Organisationsaufgabe). Da das Remote Assessment ein bereits erprobtes Instrument war, bestanden aus Assessmentsicht keine besonderen Herausforderungen.
WILHELM: Welches waren die Erfolgsfaktoren?
Attila Castiglioni: Der wohl wichtigste Faktor für uns war die Neubesetzung der Geschäftsführerposition innerhalb der zeitlichen Vorgaben, welche wir uns gesetzt hatten. Wir wussten, wann uns der bisherige Stelleninhaber verlässt und wollten die zeitliche Lücke bis zum Stellenantritt des neuen Geschäftsführers möglichst kurzhalten. Die Corona-Pandemie hat uns da nicht gerade geholfen und wir waren unsicher, ob wir dies in dem von uns selbst vorgegebenen Zeitrahmen schaffen können. Die Wilhelm AG hat uns aber gezeigt, dass dies trotz Sonderlagen möglich war.
Pascal Loepfe-Brügger: Der gewählte Mix aus Remote- und Onsite-Methoden sorgte aus meiner Sicht für einen fairen, herausfordernden und lehrreichen Rekrutierungsprozess. Die professionelle Betreuung und die aktive Kommunikation schufen Vertrauen und gaben Sicherheit.
José Joos: Neben der genauen Analyse der Anforderungen für diese Stelle und dem daraus abgeleiteten Übungsmix für das Assessment waren dies die technisch einwandfreie Durchführung via Microsoft Teams und die detaillierten Assessmentberichte mit klaren Empfehlungen. Zudem die abschliessende Besprechung der Resultate mit dem Verwaltungsrat, welche ich besonders hervorheben möchte.
Zusatzfrage an José Joos WILHELM: Wie konnten die hohen Qualitätsanforderungen in diesem Remote-Assessment erfüllt werden?
Bezüglich Qualitätsanforderungen werden in einem Online Assessment keine Kompromisse eingegangen. Der Prozessablauf entspricht ohne Qualitätseinbussen jenem eines Onsite-Assessments, von der Analyse des Stellenprofils über die Definition des Soll-Profils durch den Auftraggeber, die Vorbereitungen der Kandidaten, die eintägige Durchführung, die systematische Auswertung bis zum Bericht und der Besprechung mit dem Auftraggeber.
